Digitalisering van de rechtspraak: een brug te ver?

Voel jij je ook al schuldig wanneer je een rechtensamenvatting van een paar A4’tjes print? Zo ja, dan is het goed dat je niet in de rechtbank werkt. Daar kijken ze niet om naar een paar velletjes papier. De rechtspraak is een van de laatste ‘papieren sectoren’ in Nederland en op jaarbasis worden gigantische hoeveelheden papier gebruikt voor gerechtelijke procedures. Toch heeft papier niet het eeuwige leven. In ons huidige digitale tijdperk ontkomt ook de rechterlijke macht er niet aan om te digitaliseren. Hoe staat het ervoor met deze digitale transitie?

Terwijl de rest van Nederland al een eind op weg is met de digitalisering, blijft de rechtspraak nog angstvallig vasthouden aan haar papieren routines. Zo wordt bij rechtbanken nog volop gebruik gemaakt van de fax. Dit is een apparaat waar je papieren documenten kan inscannen, die via de telefoonlijn bij de faxmachine van de ontvanger terechtkomen en automatisch worden uitgedraaid. Tot voor kort was dit de (enige!) manier waarop gerechtelijke procedures waren georganiseerd. Daarnaast werden (en worden) processtukken ook altijd per post aangediend, vaak in twee- of nog meervoud. Zoals je zal begrijpen, is deze manier van werken totaal verouderd – het feit dat ik moet uitleggen wat een faxmachine überhaupt is, zegt genoeg.

Tegenwoordig zijn veel goede alternatieven voorhanden waardoor het gebruik van papieren processtukken drastisch kan worden verminderd. Dit is niet alleen beter voor het milieu, maar ook voor de toegankelijkheid van de rechtspraak. Daarom werd in 2012 het project Kwaliteit En Innovatie van de rechterlijke macht (KEI) geïntroduceerd. KEI had als doel om de rechtspraak te digitaliseren en digitaal procederen mogelijk te maken. Door middel van een nieuw ICT-systeem moesten stukken digitaal kunnen worden ingediend en moesten alle betrokken partijen toegang krijgen tot een digitale procesomgeving. Ook had KEI tot doel om werkprocessen te automatiseren en te besparen op administratief personeel.

Helaas is KEI niet geslaagd. En dat is nog mild uitgedrukt. Het project was oorspronkelijk begroot op 7 miljoen euro, maar de kosten zijn uiteindelijk opgelopen tot zo’n 220 miljoen. De oorzaak hiervoor? Een grove onderschatting van de omvang van het project en een zeer verkeerde investering. Vanwege het financiële fiasco heeft Minister Dekker uiteindelijk besloten om het project stop te zetten. Daarmee was de digitalisering van de rechtspraak gelukkig niet helemaal van de baan. Het project KEI is ‘gereset’ en de digitaliseringsplannen zijn aangepast en behapbaar gemaakt, zodat toch kon worden voldaan aan de KEI regelgeving die digitaal procederen verplichtte.

Kortom, KEI heeft voor de nodige chaos gezorgd. Maar, waar staan we nu dan? De juridische wereld is vandaag de dag nog steeds relatief ouderwets en papier-afhankelijk, maar er worden wel stappen gezet. Vanzelfsprekend gaan veel advocaten met hun tijd mee en verloopt bijna alle correspondentie via de e-mail. En ook het contact met rechtbanken verloopt steeds meer digitaal. In september 2021 is zelfs besloten om afscheid te nemen van de fax en over te stappen op een beveiligd e-mailsysteem voor het uitwisselen van vertrouwelijke documenten. Deze overstap is overigens niet geheel vrijwillig: de achterliggende reden is dat KPN stopt met de ISBN lijnen die voor faxen worden gebruikt.

Een volledig digitale procesomgeving laat helaas nog even op zich wachten. Vooral in het civiel recht en bestuursrecht is nog genoeg ruimte voor digitalisering. Het falen van KEI heeft echter wel duidelijk gemaakt dat een succesvolle transitie niet overhaast kan worden. Want haastige spoed is zelden goed! Mocht je van plan zijn om een carrière te beginnen bij de rechtelijke macht, dan zal je je schuldgevoel bij het printen dus toch even opzij moeten zetten.

Bronnen

• Bongers, E. & Groen, J. (2018). Basisplan digitalisering civiel recht en bestuursrecht (reset digitalisering KEI). De Rechtspraak. https://www.rechtspraak.nl/SiteCollectionDocuments/2018-01-09-voortgangsrapportage-kei.pdf

• NOS nieuws. (2018, 21 augustus). ‘Geldnood rechtspraak nog groter dan gevreesd’. Nederlandse Omroep Stichting. https://nos.nl/artikel/2246926-geldnood-rechtspraak-nog-groter-dan-gevreesd

• Van Westing, G. (2018, 17 juli). Digitalisering rechtspraak uitgelopen op drama: ‘Minister moet ingrijpen’. Nederlandse Omroep Stichting. https://nos.nl/nieuwsuur/artikel/2241989-digitalisering-rechtspraak-uitgelopen-op-drama-minister-moet-ingrijpen

• NOS nieuws. (2021, 30 september). Digitale revolutie bij de rechtspraak: de fax verdwijnt. Nederlandse Omroep Stichting. https://nos.nl/artikel/2399819-digitale-revolutie-bij-de-rechtspraak-de-fax-verdwijnt